En esta entrada vamos a hablar sobre como adaptamos y adoptamos la filosofía de las metodologías ágiles en Calipso Studios y puesto que esta entrada no va ya sobre tales metodologías, sus características o posibles beneficios (cosa que quedó explicada la semana anterior), sino sobre su adopción voy a tratar de explicar en qué me he basado. Para que una metodología ágil funcione no se trata sólo de decir “venga, ahora vamos a funcionar con Scrum o Kanban”, sino que debe tener un tiempo de implantación y todo el mundo debe comprender las bases de esa filosofía. Lo que estoy intentando inspirar en la gente que formamos Calipso Studios no supone ninguna innovación (de hecho más bien al contrario) y está centrada en el concepto de equipo como melé que en 1986 plantearon Hirotaka Takeuchi y Ikujiro Nonaka en “The new new Product Development Game“. Los puntos fundamentales de la idea basada en este artículo son estos:
  1. Inestabilidad intrínseca: dar unos objetivos generales y que supongan un reto.
  2. Equipos auto organizados: dejar que sean los propios integrantes del equipo los que decidan como plantear, organizar y realizar su trabajo y gestionar el tiempo.
  3. Fases de desarrollo solapadas: tratar de minimizar los tiempos muertos al máximo y fomentar la cooperación.
  4. “Multilearning”: tratar de obtener feedback y conocimientos unos de otros.
  5. Control sutil: El propio equipo controla que las cosas salgan adelante.

Como veis esto da una libertad muy grande para organizarse y ser creativos a la gente que está en el equipo. ¿Por qué esto y no una organización tradicional de un analista y muchos machacas? La razón es que esta filosofía de trabajo motiva más y se ha demostrado que funciona mejor. Recomiendo escuchar esta charla de Dan Pink en Ted.

¿Cómo a partir de estas ideas formamos un proceso de adopción de una metodología ágil a nuestra organización? Yo lo he planteado de la siguiente manera con estos 4 procesos:
  • Evaluación de las características del equipo.
  • Adaptación.
  • Evaluación del desempeño.
  • Aprendizaje.
Voy a decir una perogrullada: el equipo está formado por personas. Y ahora voy a decir algo que no lo es tanto: las personas deben formar equipo. ¿Qué significa esto? Pues significa que:
  1. Debes contar con las personas adecuadas: en tu camino vas a tratar con intereses personales, personalidades diferentes y motivaciones distintas y no todos van a poder, saber o querer ayudarte. En primer lugar porque dentro el contexto de una startup en el perfil de motivación del equipo deben predominar los factores de logro y afiliación y en segundo lugar porque los intereses de todos los integrantes deben estar alineados en la consecución de los objetivos planteados para la startup, pues hasta que no encuentres un modelo de negocio viable no hay posibilidad de generar ingresos que repartir. Hasta ese momento es bueno acordar unas reglas del juego que sean justas, que pongan las bases para la convivencia y que todos acepten y respeten para establecer unos mínimos factores de motivación higiénicos.
  2. Los perfiles que tengas en el equipo deben complementarse y debería existir cierto nivel de solapamiento entre estos. Es necesario conocer qué habilidades tiene cada persona integrante del equipo e intentar que todas sean hábiles en más de un área que sea necesaria para llevar a cabo el negocio. Por ejemplo, en Calipso Studios tenemos distintas áreas de producción: sistemas, desarrollo software, marketing, diseño web, modelado 3d, diseño gráfico y producción musical. Siempre debe haber alguien que sea bueno en una de esas áreas y tenemos gente que es buena en más de una de esas áreas.
Si tenemos estos dos factores hay una buena disposición para que las cosas funcionen. La pregunta a responder ahora es ¿cómo podríamos hacer que el equipo funcione mejor? La respuesta a esto es la adaptación.

El proceso de adaptación es una modificación en algún punto o bien de la metodología para adaptarla lo mejor posible a las características del equipo o bien de la actuación del equipo para corregir algún posible desajuste. Como todo es necesario partir de algo que adaptar. Nosotros partimos del modelo más sencillo posible que es Kanban y le añadimos las siguientes fases:
Metodología de trabajo en Calipso Studios
Cómo veis el diagrama es sencillo: hay una fase de Brainstorming en la que participa todo el mundo y una etapa de análisis de mercado y validación de hipótesis que permite obtener feedback de las ideas que vamos obteniendo. De estas dos etapas es de donde se sacan las tareas complejas (en forma de desarrollo software, artístico, web, acciones de marketing o encuestas) que luego tendrá que realizar el equipo y que servirán para hacer esos análisis y validaciones. Esto último es importante, pues hay que notar que pese a que hay múltiples áreas de desarrollo sólo tenemos un Backlog de producto (representado por la columna “Tareas”), queriendo expresar que las tareas que se incluyen en la misma son responsabilidad de todo el equipo y cualquiera puede hacerse cargo de la misma (aunque siempre la preferencia la tienen aquellos que mejor desempeño poseen en esta). Quien se haga cargo de una tarea es el responsable de analizarla, descomponerla en otras si es necesario y estimar el tiempo para realizarla. Como norma general una tarea lista para ser realizada nunca debería sobrepasar las 2 semanas de tiempo estimado para completar el ciclo y si es así es que es necesario descomponerla en otras. 
En esta fase habría que modificar los parámetros de kanban del mínimo y máximo número de trabajos en curso y del máximo número de trabajos terminados en cada columna para ajustarlo al mejor desempeño del equipo.
Esta sería la adaptación inicial de una metodología ágil. El siguiente proceso que tenemos en la adopción de esta metodología es el de evaluación. Aquí deberíamos establecer algunos indicadores de problemas que sean medibles, por ejemplo:
  1. Número de veces que  se produce un cuello de botella: esto puede indicar un problema con los parámetros de kanban.
  2. Número de veces que sobrepasamos el tiempo estimado para la realización de las tareas: puede indicar un problema con la estimación y que quizás deberíamos cambiar la forma de realizarlas.
  3. Número de veces que alguien se queda sin trabajo.
Por último cuando todo esto se lleva a cabo se produce el aprendizaje de como funcionamos mejor como equipo y sobre como hacer eficaz la metodología ágil escogida. Estos cuatro procesos deben articularse como un proceso continuo.
Y nada más por hoy, solo decir que alguna gente se me quejo por la extensión de las entradas y por el lenguaje “técnico” empleado. Sé que hoy los habré decepcionado profundamente, pero no he visto la manera de contarlo más resumido y de forma más simple. Mea culpa y trataré de mejorar. Por hoy espero que no os resulte excesivamente pesado. Hasta la próxima :).